Η αποθήκη μιας κλινικής είναι θέμα χρημάτων, όχι χώρου

Μπείτε στην αποθήκη των περισσότερων μικρών ιδιωτικών κλινικών και θα τη βρείτε τακτοποιημένη. Ράφια με ετικέτες, κουτιά στη σειρά, μια λίστα στην πόρτα. Το πρόβλημα δεν είναι αυτό που φαίνεται. Είναι οι ερωτήσεις που η αποθήκη δεν μπορεί να απαντήσει:

• Πόσο από αυτό χρησιμοποιούμε σε έναν κανονικό μήνα;
• Τι θα λήξει πριν το χρησιμοποιήσουμε;
• Μήπως το παραγγείλαμε ήδη από τον άλλο προμηθευτή την προηγούμενη εβδομάδα;
• Πόσο κόστισαν στην πραγματικότητα τα υλικά για τις επεμβάσεις του περασμένου μήνα;

Όταν αυτές οι ερωτήσεις δεν έχουν γρήγορη απάντηση, η κλινική πληρώνει με τρεις τρόπους που δεν εμφανίζονται ποτέ σε μία γραμμή: αναλώσιμα που πετιούνται ληγμένα, βιαστικές παραγγελίες σε χειρότερες τιμές, και ένα μηνιαίο αποτέλεσμα που κανείς δεν εμπιστεύεται πλήρως.

Γιατί το απόθεμα είναι δύσκολο ειδικά σε κλινική

Σε ένα κατάστημα, το απόθεμα φεύγει όταν πουλιέται κάτι, και η πώληση το καταγράφει. Σε μια κλινική, το απόθεμα φεύγει όταν το χρησιμοποιεί μια επέμβαση — και την επέμβαση την καταγράφει γιατρός ή νοσηλευτής που η δουλειά του είναι ο ασθενής, όχι η αποθήκη.

Οπότε η κατανάλωση σχεδόν ποτέ δεν καταγράφεται τη στιγμή που γίνεται. Υπολογίζεται στο τέλος της εβδομάδας, ή ανακαλύπτεται όταν αδειάσει ένα κουτί. Ό,τι ακολουθεί — παραγγελίες, κόστος ανά επέμβαση, διαπραγμάτευση με προμηθευτές — κληρονομεί αυτή την εκτίμηση.

Βάλτε το απόθεμα δίπλα στην επέμβαση

Η πιο χρήσιμη αλλαγή είναι στον τρόπο σκέψης: σταματήστε να βλέπετε το απόθεμα ως ξεχωριστή λίστα, και συνδέστε το με ό,τι το καταναλώνει.

Στο σύστημα της KlinikiMitera που φτιάξαμε, προμηθευτές και αποθήκη βρίσκονται στο ίδιο σύστημα με ασθενείς, ιατρούς, ραντεβού, είδη επεμβάσεων, το πρόγραμμα του αναισθησιολόγου, και έσοδα και έξοδα. Δεν είναι για να είναι όλα σε μία οθόνη για την ομορφιά του πράγματος. Είναι για να ανήκουν στην ίδια εικόνα μια επέμβαση που έχει προγραμματιστεί την επόμενη Τρίτη και τα υλικά που χρειάζεται, και για να καταλήγει το τιμολόγιο του προμηθευτή δίπλα στην παραλαβή που πληρώνει.

Η κλινική αναφέρει περίπου 90% λιγότερη χαρτούρα, και καμία σύγκρουση στο πρόγραμμα από τότε που μπήκε το σύστημα. Η αποθήκη ακούγεται λιγότερο από αυτά τα δύο νούμερα, αλλά εκεί βρισκόταν μεγάλο μέρος της χαρτούρας.

KlinikiMiteraΔιοίκηση κλινικής, από το πρόγραμμα ως την αποθήκη

Βήματα που βοηθούν πριν από οποιοδήποτε λογισμικό

1. Διαλέξτε τα είκοσι είδη που μετράνε. Όχι κάθε γάντι και γάζα. Τα ακριβά αναλώσιμα, και αυτά που αν λείψουν ακυρώνεται επέμβαση.
2. Καταγράφετε ημερομηνίες λήξης όταν έρχεται το εμπόρευμα, όχι όταν τις προσέξει κάποιος. Το «ό,τι λήγει πρώτο φεύγει πρώτο» δουλεύει μόνο αν η ημερομηνία φαίνεται.
3. Ορίστε σημείο αναπαραγγελίας για καθένα από τα είκοσι. «Όταν πέσουμε στα Χ, παραγγέλνουμε Υ.» Γραμμένο στη λίστα, συμφωνημένο με όποιον παραγγέλνει.
4. Ταιριάξτε κάθε τιμολόγιο προμηθευτή με δελτίο αποστολής πριν το πληρώσετε. Πιάνει περισσότερα απ' όσα θα περιμένατε.
5. Μία φορά τον μήνα, συγκρίνετε όσα παραγγείλατε με τις επεμβάσεις που κάνατε. Αν δεν συμφωνούν περίπου, κάτι πετιέται, χάνεται ή δεν καταγράφεται.

Πότε αξίζει σύστημα

Ένα μικρό ιατρείο με μία αίθουσα μπορεί να τα κάνει όλα αυτά σε χαρτί ή σε Excel. Μια κλινική με πολλούς γιατρούς, χειρουργεία και σημαντικό μηνιαίο κόστος υλικών είναι εκεί που το κενό ανάμεσα στο «έγινε η επέμβαση» και στο «χρησιμοποιήθηκε το υλικό» αρχίζει να κοστίζει πραγματικά χρήματα.

Αν αυτό θυμίζει τη δική σας κλινική, μιλήστε μας. Φέρτε τα τιμολόγια προμηθευτών του προηγούμενου μήνα. Λένε περισσότερα από οποιοδήποτε έγγραφο προδιαγραφών.