Φάκελοι ασθενών σε Excel: οι ερωτήσεις που δεν κάνει κανείς μέχρι να στραβώσει κάτι

Πολλά μικρά ιατρεία — οδοντίατροι, φυσικοθεραπευτές, ψυχολόγοι, διαιτολόγοι — κρατούν τα στοιχεία των ασθενών σε ό,τι βρέθηκε πρόχειρο όταν άνοιξε το ιατρείο. Ένα Excel στον υπολογιστή της υποδοχής. Ένα αντίγραφο στο laptop του γιατρού. Φωτογραφίες ακτινογραφιών μέσω Viber. Μια αλληλογραφία με το εργαστήριο.

Κανείς δεν το διάλεξε αυτό ως πολιτική προστασίας δεδομένων. Απλώς έτσι έγινε. Και συνήθως δουλεύει, γι' αυτό και κανείς δεν το κοιτάζει από κοντά.

Γιατί τα δεδομένα υγείας είναι διαφορετικά

Σύμφωνα με τον GDPR, τα δεδομένα για την υγεία κάποιου ανήκουν σε ειδική κατηγορία. Αντιμετωπίζονται αυστηρότερα από το όνομα και το τηλέφωνο ενός πελάτη, και ο κανονισμός περιμένει να τα προστατεύετε με μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο. Στην Ελλάδα, εποπτική αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Δεν είμαι νομικός, και εδώ δεν είναι ο χώρος για νομικές λεπτομέρειες. Αυτό που μπορώ να κάνω είναι να δείξω πού, στην καθημερινή οργάνωση ενός μικρού ιατρείου, κρύβεται συνήθως ο κίνδυνος.

Πέντε ερωτήσεις που αξίζει να κάνετε

1. Ποιος μπορεί να το ανοίξει; Αν το αρχείο βρίσκεται σε κοινό υπολογιστή χωρίς κωδικό, η απάντηση είναι «όποιος κάτσει μπροστά του». Μαζί και μια βοηθός που δούλευε πριν από δύο χρόνια, το συνεργείο καθαρισμού, ένας συγγενής που βοηθά ένα Σάββατο.

2. Τι γίνεται όταν φεύγει κάποιος; Όταν αποχωρεί ένας συνεργάτης, μπορείτε να του αφαιρέσετε την πρόσβαση με μία κίνηση; Ή έχει ακόμα το αρχείο στο email του, την εφαρμογή στο κινητό του, και τον κωδικό του κοινού λογαριασμού;

3. Πού βρίσκονται τα αντίγραφα; Κάθε συνημμένο που στάλθηκε, κάθε USB, κάθε «κρατάω κι ένα αντίγραφο στο laptop» είναι άλλο ένα σημείο όπου ζουν τα δεδομένα. Ένα κλεμμένο laptop με μη κρυπτογραφημένο Excel ασθενών είναι ακριβώς το περιστατικό για το οποίο δεν προετοιμάζεται κανείς.

4. Υπάρχει αντίγραφο ασφαλείας, και έχει δοκιμάσει κανείς να το επαναφέρει; Ένα αντίγραφο που δεν επαναφέρθηκε ποτέ είναι ελπίδα, όχι αντίγραφο. Και ένας δίσκος δίπλα στον υπολογιστή καίγεται στην ίδια φωτιά.

5. Μπορείτε να δείτε τι έγινε; Αν μια καρτέλα άλλαξε ή σβήστηκε, θα μπορούσατε να πείτε ποιος το έκανε και πότε; Ένα Excel δεν μπορεί να σας το πει.

Τι αλλάζει ένα κανονικό σύστημα

Η απάντηση δεν είναι πάντα νέο λογισμικό. Ένα ιατρείο με έναν άνθρωπο και έναν κλειδωμένο υπολογιστή, με κρυπτογραφημένα αντίγραφα, μπορεί να είναι σε λογική κατάσταση.

Εκεί που βοηθά ένα σύστημα είναι ότι οι σωστές απαντήσεις γίνονται η προεπιλογή: ατομικοί κωδικοί, ώστε η πρόσβαση να ακολουθεί τον άνθρωπο· δικαιώματα, ώστε η υποδοχή να βλέπει ραντεβού χωρίς να βλέπει ιατρικές σημειώσεις· ένα σημείο για τα δεδομένα αντί για αντίγραφα σε inbox· και ιστορικό αλλαγών.

Όταν αντικαταστήσαμε την ατζέντα και το Excel στο οδοντιατρείο Σαρίδη, το να μπουν ασθενείς, ραντεβού και πληρωμές σε ένα σύστημα σήμαινε επίσης ότι υπήρχε ένα σημείο να προστατευτεί, αντί για πολλά. Το σύστημα της KlinikiMitera κρατά με τον ίδιο τρόπο καρτέλες ασθενών, ιατρών και επεμβάσεων, για τον ίδιο λόγο.

Saridis Dental ClinicΟδοντιατρείο που σταμάτησε να κρατά δύο ξεχωριστά βιβλία

Από πού να ξεκινήσετε

Πάρτε ένα χαρτί και γράψτε κάθε σημείο όπου υπάρχει σήμερα το όνομα και πληροφορίες υγείας ενός ασθενή στο ιατρείο σας — κάθε αρχείο, συσκευή, inbox και εφαρμογή. Οι περισσότεροι εκπλήσσονται με το μήκος της λίστας. Δείξτε τη στον σύμβουλο προστασίας δεδομένων, και αν η απάντηση είναι ότι πρέπει όλα να πάνε σε ένα σωστά προστατευμένο σημείο, μιλήστε μας.