Μηνιαία κατάσταση για ιδιοκτήτες που ζουν στο εξωτερικό

Πολλά από τα ακίνητα που διαχειρίζονται τρίτοι στην Ελλάδα ανήκουν σε ανθρώπους που δεν μένουν κοντά τους. Έλληνες στη Γερμανία, την Αυστραλία ή τις ΗΠΑ που κληρονόμησαν ένα διαμέρισμα στη Θεσσαλονίκη. Ξένοι αγοραστές με σπίτι στη Χαλκιδική. Οικογένειες στην Αθήνα με ένα διαμέρισμα σε νησί. Βασίζονται σε έναν διαχειριστή για να εισπράττει το ενοίκιο, να χειρίζεται τους ενοικιαστές και να φροντίζει τις επισκευές, και τον κρίνουν σχεδόν αποκλειστικά από όσα ακούνε.

Το πιο συχνό παράπονο αυτών των ιδιοκτητών δεν είναι ότι κάτι στράβωσε. Είναι ότι ποτέ δεν ξέρουν ακριβώς τι γίνεται.

Τι θέλουν πραγματικά να ξέρουν οι ιδιοκτήτες

Κάθε μήνα, περίπου τα ίδια πέντε πράγματα:

1. Μπήκε το ενοίκιο; Για κάθε ακίνητο, για τον μήνα.
2. Τι ξοδεύτηκε, και για τι; Επισκευές, κοινόχρηστα, καθαριότητα, αμοιβές, με το παραστατικό πίσω από το καθένα.
3. Τι οφείλεται; Οφειλές ενοικιαστών, και ό,τι πρέπει να πληρώσει ο ιδιοκτήτης.
4. Τι έρχεται; Μια μίσθωση που λήγει, μια ετήσια αναπροσαρμογή, μια ανανέωση ασφάλισης, μια προγραμματισμένη επισκευή.
5. Τι μένει για μένα; Το καθαρό ποσό, και πότε θα μεταφερθεί.

Τίποτα στη λίστα δεν είναι περίπλοκο. Απλώς σπάνια βρίσκεται σε ένα σημείο.

Γιατί οι καταστάσεις αργούν και είναι ελλιπείς

Για τον διαχειριστή, αυτή η κατάσταση σημαίνει συνήθως άνοιγμα λογαριασμού τράπεζας, Excel ενοικίων, φακέλου επισκευών και email, και συμφωνία ακίνητο προς ακίνητο. Με λίγα ακίνητα είναι ένα βράδυ. Με πενήντα είναι μέρες, οπότε οι καταστάσεις φεύγουν αργά, ανά τρίμηνο, ή μόνο όταν ρωτήσει ο ιδιοκτήτης — δηλαδή ακριβώς όταν έχει αρχίσει να ανησυχεί.

Μια κατάσταση που γράφεται μόνη της

Η κατάσταση πρέπει να είναι μια ματιά σε αρχεία που υπάρχουν ήδη, όχι ένα έγγραφο που συναρμολογεί κάποιος:

• Το οφειλόμενο ενοίκιο βγαίνει από το μισθωτήριο, και το εισπραγμένο καταγράφεται απέναντί του, οπότε οι οφειλές είναι υπολογισμός, όχι ανακάλυψη.
• Τα έξοδα μπαίνουν πάνω στο ακίνητο — και στο αίτημα συντήρησης που τα προκάλεσε — όταν έρχεται το τιμολόγιο.
• Οι ημερομηνίες — λήξη μίσθωσης, αναπροσαρμογή — αποθηκεύονται μία φορά και επισημαίνονται από πριν.

Έτσι δουλεύει το σύστημα διαχείρισης ακινήτων που φτιάξαμε: ακίνητα, ιδιοκτήτες, ενοικιαστές και μισθώσεις· πρόγραμμα ενοικίων από το μισθωτήριο· αναμενόμενα απέναντι σε εισπραγμένα, με οφειλές· αυτόματη αναπροσαρμογή· αιτήματα συντήρησης δεμένα με έξοδα· και ειδοποιήσεις για πληρότητα, έσοδα και μισθώσεις που λήγουν. Τα μηνιαία νούμερα κάθε ιδιοκτήτη βγαίνουν από τα ίδια αρχεία που κρατά ήδη ο διαχειριστής. Για το κομμάτι των επισκευών γράψαμε στο βλάβες που έρχονται μεσάνυχτα.

Property management firmΜισθώματα, οφειλές και συντήρηση για χαρτοφυλάκιο ακινήτων

Μικρά πράγματα που προσέχουν οι ιδιοκτήτες

• Στέλνετέ την την ίδια μέρα κάθε μήνα. Η προβλεψιμότητα χτίζει εμπιστοσύνη πιο γρήγορα από τη λεπτομέρεια.
• Γράψτε τη στη γλώσσα του ιδιοκτήτη. Ένας ομογενής από την Αυστραλία μπορεί να διαβάζει πιο άνετα αγγλικά από ελληνικά· ένας Γερμανός αγοραστής σίγουρα.
• Επισυνάψτε τα παραστατικά, ή βάλτε σύνδεσμο. Το «Υδραυλικός, 180 €» χωρίς τιμολόγιο είναι μια ερώτηση που περιμένει να γίνει.
• Εξηγήστε ό,τι ασυνήθιστο σε μία πρόταση. «Το ενοίκιο πληρώθηκε αργά αυτόν τον μήνα· ο ενοικιαστής το επιβεβαίωσε, εξοφλήθηκε στις 14.»

Η ειλικρινής εκδοχή

Ένας διαχειριστής με τρία ακίνητα και ιδιοκτήτες που είναι συγγενείς τα καταφέρνει με ένα Excel και μια καλή συνήθεια. Ένας διαχειριστής με δεκάδες ακίνητα και ιδιοκτήτες σε τρεις χώρες τρέχει μια δουλειά αναφορών πάνω σε μια δουλειά ακινήτων. Ας μιλήσουμε για το πώς η πρώτη γίνεται αυτόματη.