Το ψηφιακό πελατολόγιο έρχεται σε γυμναστήρια, κομμωτήρια και ιατρεία

Από τον Ιούλιο του 2025, ένα συνεργείο δεν μπορεί απλώς να παραλάβει το αυτοκίνητο και να ξεκινήσει. Πριν αρχίσει η υπηρεσία, πρέπει να καταχωρίσει τον πελάτη και τη δουλειά στο ψηφιακό πελατολόγιο της ΑΑΔΕ και να πάρει αριθμό καταχώρισης. Όταν τελειώσει η δουλειά, στην ίδια εγγραφή μπαίνουν το παραστατικό και ο τρόπος πληρωμής. Πλυντήρια, χώροι στάθμευσης και ενοικιάσεις οχημάτων λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο.

Το πελατολόγιο επεκτείνεται. Τον Ιανουάριο δημοσιεύτηκε ότι οι επιχειρήσεις εκδηλώσεων — κτήματα γάμων και βαπτίσεων, catering, διοργανωτές — θα ακολουθούσαν την άνοιξη. Τα ίδια δημοσιεύματα ανέφεραν και άλλους κλάδους στον σχεδιασμό για το 2026: γυμναστήρια, σχολές χορού, κέντρα αισθητικής, κομμωτήρια, φυσικοθεραπευτήρια, γιατρούς, δικηγόρους και συμβολαιογράφους. Στις αρχές Ιουλίου, οι εκδηλώσεις περιγράφονταν ακόμα ως υπό προετοιμασία, οπότε κάθε ημερομηνία είναι ενδεικτική μέχρι να βγει επίσημη απόφαση.

Γιατί οι επιχειρήσεις με ραντεβού πρέπει να το προσέξουν από τώρα

Στα οχήματα ο κανόνας είναι ότι η καταχώριση γίνεται πριν ξεκινήσει η υπηρεσία. Αν κάτι ανάλογο φτάσει σε γυμναστήρια, κομμωτήρια και ιατρεία, το πελατολόγιο παύει να είναι χαρτούρα του απογεύματος και γίνεται κάτι που πρέπει να συμβεί στην πόρτα, για κάθε πελάτη, σε πραγματικό χρόνο.

Για μια επιχείρηση που δουλεύει ήδη με ραντεβού, αυτό φέρνει μια απλή ερώτηση: πού βρίσκονται ήδη τα στοιχεία του πελάτη;

• Αν τα ραντεβού είναι σε χάρτινη ατζέντα, κάθε καταχώριση θα πληκτρολογείται με το χέρι, στον πάγκο, ενώ περιμένει ο επόμενος.
• Αν τα ραντεβού είναι σε σύστημα, τα στοιχεία υπάρχουν ήδη. Το ερώτημα είναι αν το σύστημα μπορεί να τα στείλει, ή αν κάποιος θα τα ξαναγράφει.

Το πραγματικό κόστος είναι η διπλή πληκτρολόγηση

Το πελατολόγιο συμπληρώνεται μέσα από τα εργαλεία της ΑΑΔΕ ή μέσα από εμπορικό λογισμικό που συνδέεται με αυτό. Δεν θα μαντέψω τους τελικούς τεχνικούς κανόνες για κλάδους που δεν έχουν ενταχθεί επίσημα. Όμως το μοτίβο κάθε ψηφιακής υποχρέωσης μέχρι σήμερα — myDATA, ψηφιακή κάρτα εργασίας, τώρα αυτό — είναι το ίδιο: οι επιχειρήσεις που έχουν ήδη ψηφιακά αρχεία προσαρμόζονται με μια ρύθμιση ή μια ενημέρωση. Οι επιχειρήσεις με χαρτιά αποκτούν μια νέα καθημερινή αγγαρεία.

Όταν τα μέλη ενός γυμναστηρίου κλείνουν μόνα τους θέση στα τμήματα, όπως στο σύστημα κρατήσεων του KeepFit που φτιάξαμε, ο πελάτης και η ώρα είναι γνωστά πριν μπει κανείς. Όταν μια εκδήλωση πουλά εισιτήρια online, όπως τα εισιτήρια του Chalet Voras, η λίστα των καλεσμένων υπάρχει πριν ανοίξει η πόρτα. Αυτά ακριβώς ζητά μια καταχώριση στο πελατολόγιο.

KeepFitΚρατήσεις μαθημάτων για γυμναστήριο με δώδεκα τμήματα την ημέρα

Τι θα έκανα φέτος

1. Ρωτήστε τον λογιστή σας αν ο ΚΑΔ σας είναι στη λίστα, και να σας ενημερώσει μόλις βγει απόφαση.
2. Δείτε πώς καταγράφονται σήμερα οι πελάτες. Αν η απάντηση είναι «στην ατζέντα» ή «δεν καταγράφονται», από εκεί ξεκινά η αλλαγή, με ή χωρίς πελατολόγιο.
3. Αν χρησιμοποιείτε λογισμικό κρατήσεων ή ιατρείου, ρωτήστε τον πάροχο αν σκοπεύει να υποστηρίξει το πελατολόγιο, και πώς.
4. Μην αγοράσετε τίποτα με βάση ένα δημοσίευμα. Περιμένετε την απόφαση και τις τεχνικές προδιαγραφές. Απλώς φροντίστε να μην ξεκινάτε από χαρτί όταν έρθει.

Η ειλικρινής εκδοχή

Πρόκειται για φορολογική υποχρέωση, και οι λεπτομέρειες είναι δουλειά του λογιστή σας. Εκεί που μπορούμε να βοηθήσουμε είναι το προηγούμενο βήμα: να βγουν κρατήσεις, πελάτες και παρουσίες από τα τετράδια και να μπουν σε ένα σύστημα που μπορεί να μιλήσει με άλλα συστήματα — ώστε όταν το πελατολόγιο φτάσει στον κλάδο σας, να είναι μια ενημέρωση και όχι μια καινούργια δουλειά. Πείτε μας πώς καταγράφετε σήμερα τους πελάτες.