Λείπει προσωπικό φέτος; Σταματήστε να το ξοδεύετε σε χαρτούρα

Κάθε άνοιξη φέρνει τους ίδιους τίτλους, και το 2026 δεν διαφέρει. Στις αρχές Μαΐου, ο πρόεδρος της Πανελλήνιας Ομοσπονδίας Διευθυντών Ξενοδοχείων υπολόγιζε περίπου 6.000 κενές θέσεις στον τουρισμό μόνο στην Κρήτη, και πάνω από 80.000 σε όλη τη χώρα. Οι πιο δύσκολες θέσεις ήταν αυτές που ο επισκέπτης προσέχει περισσότερο: μάγειρες, σερβιτόροι, ρεσεψιόν, καμαριέρες.

Αν έχετε ξενοδοχείο, εστιατόριο, καταδυτικό κέντρο ή επιχείρηση ενοικιάσεων, δεν χρειάζεστε εφημερίδα να σας το πει. Κάνετε συνεντεύξεις από τον Μάρτιο.

Δεν μπορώ να σας βοηθήσω να προσλάβετε. Αυτό που μπορώ να πω, φτιάχνοντας λογισμικό για εποχικές επιχειρήσεις, είναι ότι οι περισσότερες χάνουν ένα εκπληκτικό κομμάτι από τις ώρες του προσωπικού τους σε δουλειά που δεν τη βλέπει ποτέ κανένας πελάτης.

Πού πάνε οι ώρες

Πάρτε μια κανονική μέρα αιχμής και μετρήστε τον χρόνο σε αυτά:

• Αντιγραφή. Μια κράτηση έρχεται με email και περνιέται σε ένα Excel, μετά σε ένα ημερολόγιο, μετά σε ό,τι λέει στο σκάφος ή στην κουζίνα πόσοι έρχονται.
• Κυνηγητό. Τηλέφωνα σε πελάτες για επιβεβαίωση, ερωτήσεις για το αν ήρθε η προκαταβολή, υπενθυμίσεις για μια υπογραφή.
• Ψάξιμο. Η κράτηση της προηγούμενης εβδομάδας, μια υπογεγραμμένη δήλωση, ένα τηλέφωνο, η σημείωση για την αλλεργία του πελάτη.
• Η ίδια ερώτηση ξανά και ξανά. Πάρκινγκ, ώρα check-in, τι να φέρουν, πώς θα έρθουν.

Τίποτα από αυτά δεν θέλει εκπαιδευμένο άνθρωπο. Όλα συνήθως τα κάνει ένας, συχνά αυτός που χρειάζεστε περισσότερο κάπου αλλού.

Πώς μοιάζει όταν φεύγουν

Στο Mykonos Diving Center, το προσωπικό ξόδευε στην αιχμή πάνω από τέσσερις ώρες την ημέρα ξαναγράφοντας κρατήσεις σε Excel και ενημερώνοντας με το χέρι ένα κοινό ημερολόγιο. Το σύστημα κρατήσεων που φτιάξαμε παίρνει αυτόματα τις κρατήσεις από το site και κρατά κάθε συσκευή στο ίδιο πρόγραμμα. Ο διοικητικός φόρτος του κέντρου μειώθηκε κατά 87%.

Στο ίδιο κέντρο, κάθε πρωί είχε ουρά στον πάγκο όσο οι δύτες συμπλήρωναν χάρτινα έντυπα. Με τις φόρμες εγγραφής που φτιάξαμε, οι πελάτες τις συμπληρώνουν στο δικό τους κινητό, στη γλώσσα τους, πριν έρθουν ή όσο περιμένουν. Ο υπάλληλος που μοίραζε κλιπ μπορντ και διάβαζε ορνιθοσκαλίσματα κάνει τη δουλειά για την οποία προσλήφθηκε.

Mykonos Diving CenterΕγγραφές και υπεύθυνες δηλώσεις υπογεγραμμένες στο κινητό του πελάτη

Από πού θα ξεκινούσα

1. Ρωτήστε το προσωπικό, όχι τον εαυτό σας. Ρωτήστε τον καθένα τι έκανε χθες που του φάνηκε χαμένος χρόνος. Το ξέρουν, και θα είναι συγκεκριμένοι.
2. Μετρήστε τις αντιγραφές. Κάθε σημείο όπου η ίδια πληροφορία γράφεται δύο φορές είναι υποψήφιο. Το πρώτο που φεύγει είναι συνήθως ανάμεσα στην κράτηση και στο ημερολόγιο.
3. Βάλτε τις απαντήσεις εκεί που διαβάζει ο πελάτης. Email επιβεβαίωσης, site, μια πινακίδα στη ρεσεψιόν. Κάθε απάντηση που γράφεται μία φορά είναι μια απάντηση που δεν επαναλαμβάνεται σαράντα.
4. Αφήστε τους πελάτες να συμπληρώνουν μόνοι τους τα έντυπα. Εγγραφές, δηλώσεις, προτιμήσεις, αλλεργίες — στο κινητό τους, πριν φτάσουν.

Η ειλικρινής εκδοχή

Το λογισμικό δεν θα μαγειρέψει ούτε θα καθαρίσει δωμάτια, και όποιος σας λέει το αντίθετο κάτι πουλάει. Αυτό που κάνει καλά είναι να βγάζει από τη μέση την αόρατη διοικητική δουλειά που στέκεται ανάμεσα στο προσωπικό και στους πελάτες.

Μέσα στη σεζόν δεν αλλάζει κανείς συστήματα — αυτό είναι για τον Οκτώβριο. Είναι όμως ακριβώς η ώρα να προσέξετε πού πάνε οι ώρες. Γράψτε τα τώρα, όσο πονάει, και φέρτε μας τη λίστα όταν τελειώσει η σεζόν.