Όταν το βιβλίο ραντεβού του ιατρείου υπάρχει μόνο στο μυαλό ενός ανθρώπου

Ένα μικρό οδοντιατρείο ή ιατρείο έχει συνήθως έναν άνθρωπο που είναι το βιβλίο ραντεβού. Ξέρει ότι η κυρία Κ. έρχεται μόνο Τρίτη, ότι ο ασθενής των έντεκα αργεί πάντα, ότι το ραντεβού της Παρασκευής δεν είναι στην πραγματικότητα ελεύθερο γιατί ο γιατρός φεύγει νωρίς. Η ατζέντα γράφει ένα πράγμα. Εκείνος ξέρει την αληθινή εκδοχή.

Δουλεύει τέλεια. Μέχρι την εβδομάδα που θα λείψει.

Πιστεύω ότι αυτός είναι ο πιο υποτιμημένος κίνδυνος σε ένα ιδιωτικό ιατρείο, γιατί δεν μοιάζει ποτέ με κίνδυνο. Μοιάζει με πολύ καλή γραμματεία.

Τι σπάει στην πράξη

Όταν το βιβλίο υπάρχει στο μυαλό κάποιου, τα προβλήματα έρχονται με προβλέψιμη σειρά:

• Διπλά ραντεβού. Η ατζέντα δείχνει κενό που είχε υποσχεθεί κάποιος στο τηλέφωνο και δεν το έγραψε ποτέ.
• Ασθενείς που δεν έρχονται. Δεν τους θύμισε κανείς, γιατί η υπενθύμιση ήταν ένα τηλέφωνο «όταν βρω ένα λεπτό», και αυτή την εβδομάδα δεν βρέθηκε.
• Πληρωμές που δεν συμφωνούν. Η θεραπεία είναι στην ατζέντα, η απόδειξη σε ένα μπλοκ, η πληρωμή σε ένα Excel, και τα τρία συμφωνούν μόνο όταν τα έγραψε όλα ο ίδιος άνθρωπος.
• Ιστορικό που πρέπει να το ζητήσεις. Το «πότε έκανε τελευταία καθαρισμό;» γίνεται ψάξιμο σε χαρτιά αντί για μια ματιά σε μια οθόνη.

Κανένα δεν είναι δραματικό. Μαζί είναι ένα απόγευμα την εβδομάδα, και ένα ιατρείο που μοιάζει πιο φορτωμένο απ' ό,τι είναι.

Δύο βιβλία είναι ένα παραπάνω

Στο οδοντιατρείο Σαρίδη κρατούσαν δύο αρχεία: μια χάρτινη ατζέντα για τα ραντεβού και ένα Excel για ασθενείς και πληρωμές. Κανένα δεν ήταν λάθος. Το πρόβλημα ήταν ότι ήταν δύο, και το να συμφωνούν ήταν δουλειά από μόνο του.

Τα αντικαταστήσαμε με ένα σύστημα που κρατά μαζί ασθενείς, ραντεβού, κατηγορίες θεραπειών, αποδείξεις και πληρωμές. Σήμερα έχει 243 ασθενείς και 2.395 καταγεγραμμένα ραντεβού. Το νούμερο που με ενδιαφέρει όμως δεν είναι αυτά. Είναι ότι υπάρχει ένα σημείο να κοιτάξεις, και μπορεί να κοιτάξει ο καθένας στο ιατρείο.

Saridis Dental ClinicΟδοντιατρείο που σταμάτησε να κρατά δύο ξεχωριστά βιβλία

Τι χρειάζεται ένα ιατρείο, με τη σειρά

Δεν χρειάζεται κάθε ιατρείο λογισμικό κατά παραγγελία. Αυτά θα κοίταζα, περίπου με αυτή τη σειρά:

1. Ένα ημερολόγιο που το χρησιμοποιούν όλοι. Ακόμα κι ένα κοινόχρηστο online ημερολόγιο είναι καλύτερο από ατζέντα και μνήμη, αρκεί να γράφουν όλοι εκεί και να μην κρατά κανείς δικό του αντίγραφο.
2. Υπενθυμίσεις που δεν περιμένουν ένα ελεύθερο λεπτό. Ένα αυτόματο μήνυμα την προηγούμενη μέρα είναι η φθηνότερη λύση για τα ραντεβού που χάνονται.
3. Η πληρωμή δίπλα στο ραντεβού. Όταν η θεραπεία και η πληρωμή της είναι στην ίδια καρτέλα, το «έχει εξοφληθεί;» παύει να είναι ερώτηση.
4. Καρτέλα ασθενή που ανοίγει σε δευτερόλεπτα. Ιστορικό, θεραπείες, επόμενα ραντεβού, σε μία οθόνη.

Τα δύο πρώτα γίνονται με έτοιμα εργαλεία. Στα δύο τελευταία τα γενικά εργαλεία αρχίζουν να δυσκολεύονται, ειδικά όταν το ιατρείο έχει δικές του κατηγορίες θεραπειών, περισσότερες έδρες ή αίθουσες, ή περισσότερους από έναν γιατρούς.

Σε μεγαλύτερες δομές η λογική είναι η ίδια. Το σύστημα της KlinikiMitera καλύπτει ασθενείς, ιατρούς, είδη επεμβάσεων, το πρόγραμμα του αναισθησιολόγου, προμηθευτές, αποθήκη και ταμειακή ροή, γιατί σε μια κλινική όλα αυτά συγκρούονται στο ίδιο ημερολόγιο.

Μια σημείωση για τα δεδομένα των ασθενών

Τα ιατρικά δεδομένα είναι τα πιο ευαίσθητα που κρατά μια μικρή επιχείρηση. Σε ό,τι κι αν περάσετε — κοινόχρηστο ημερολόγιο, εφαρμογή, σύστημα φτιαγμένο για εσάς — ρωτήστε πού αποθηκεύονται τα δεδομένα, ποιος τα βλέπει και πώς κρατιούνται αντίγραφα, πριν ρωτήσετε πόσο κοστίζει. Και ελέγξτε με τον σύμβουλό σας τι σας υποχρεώνει ο νόμος.

Από πού να ξεκινήσετε

Για μία εβδομάδα, σημειώνετε κάθε φορά που κάποιος στο ιατρείο χρειάστηκε να ρωτήσει κάποιον άλλον κάτι που θα έπρεπε να λέει η ατζέντα. Αυτή η λίστα είναι είτε το επιχείρημα για αλλαγή είτε η απόδειξη ότι ο σημερινός τρόπος αρκεί. Αν είναι το πρώτο, μιλήστε μας.