Ο Αύγουστος δεν είναι μήνας για αλλαγή συστήματος κρατήσεων

Αρχές Ιουλίου, η σεζόν τρέχει, και κάτι σπάει. Το ημερολόγιο κλείνει δύο φορές το ίδιο σκάφος. Μια φόρμα κράτησης «τρώει» τρία αιτήματα. Το κοινόχρηστο Excel σβήνεται από κάποιον. Ο ιδιοκτήτης, λογικά, θέλει να φτιαχτεί σωστά, και το θέλει τώρα.

Αυτή είναι η στιγμή που είναι πιο πιθανό να πω κάτι που δεν θέλει να ακούσει ο πελάτης: όχι τώρα.

Γιατί οι αλλαγές μέσα στη σεζόν πάνε άσχημα

Η αλλαγή στον τρόπο που μια επιχείρηση παίρνει κρατήσεις δεν είναι θέμα λογισμικού. Είναι θέμα ανθρώπων. Το προσωπικό πρέπει να μάθει πού βρίσκονται τα πράγματα, να εμπιστευτεί αυτό που λέει η οθόνη, και να σταματήσει να κρατά ένα δικό του αντίγραφο «για καλό και για κακό». Αυτό θέλει μερικές εβδομάδες κανονικών ημερών.

Τον Αύγουστο δεν υπάρχουν κανονικές μέρες. Αυτό που γίνεται:

• Κανείς δεν έχει χρόνο να μάθει. Οι νέες οθόνες χρησιμοποιούνται με τον παλιό τρόπο, ή καθόλου, και το χάρτινο αντίγραφο ξαναγίνεται το πραγματικό σύστημα.
• Κάθε αρχικό πρόβλημα κοστίζει ακριβά. Ένα μικρό λάθος τον Μάρτιο είναι μια κουβέντα. Το ίδιο λάθος στις 14 Αυγούστου είναι σαράντα θυμωμένοι πελάτες.
• Παλιό και νέο μπερδεύονται. Οι μισές κρατήσεις της σεζόν είναι στο παλιό σύστημα και οι μισές στο νέο, που είναι χειρότερο από το καθένα.
• Όσοι ξέρουν καλύτερα τα προβλήματα δεν προλαβαίνουν να τα εξηγήσουν. Και η εξήγησή τους είναι ακριβώς αυτό από το οποίο φτιάχνεται ένα καλό σύστημα.

Τι να κάνετε αντί γι' αυτό τον Ιούλιο

Φτιάξτε ό,τι πρέπει, με τη μικρότερη δυνατή αλλαγή — μια φόρμα που μπαλώνεται, ένα κοινό ημερολόγιο που τακτοποιείται, έναν κανόνα που συμφωνούν όλοι να τηρούν ως τον Σεπτέμβριο. Και μετά κάντε το πιο χρήσιμο πράγμα για το επόμενο έργο, που δεν κοστίζει τίποτα: γράφετε τι στραβώνει, την ώρα που στραβώνει.

«Τρίτη: πήρε το ξενοδοχείο για κράτηση που δεν είχαμε πουθενά.» «Παρασκευή: δύο άτομα πούλησαν τις δύο τελευταίες θέσεις την ίδια στιγμή.» Αυτή η λίστα, αν κρατηθεί έναν μήνα, αξίζει περισσότερο από οποιαδήποτε σύσκεψη προδιαγραφών τον Οκτώβριο.

Ένα χρονοδιάγραμμα που δουλεύει

Για μια καλοκαιρινή επιχείρηση, ένα έργο χωράει περίπου έτσι:

• Σεπτέμβριος–Οκτώβριος: το συζητάμε, όσο η σεζόν είναι φρέσκια και η λίστα μεγάλη.
• Νοέμβριος–Ιανουάριος: φτιάχνεται.
• Φεβρουάριος–Μάρτιος: το προσωπικό το χρησιμοποιεί σε πραγματικές κρατήσεις της πρώιμης σεζόν, όταν τα λάθη κοστίζουν λίγο.
• Από τον Απρίλιο: είναι απλώς ο τρόπος που γίνονται τα πράγματα.

Για μια χειμερινή επιχείρηση — ένα κατάστημα σκι, μια εκδήλωση στο βουνό — μετακινήστε τα όλα έξι μήνες. Η δουλειά για το σύστημα ενοικιάσεων του Sports&Ski κινήθηκε γύρω από τη χιονοδρομική σεζόν με τον ίδιο τρόπο: εξοπλισμός ανά σειριακό αριθμό, μπότες και μπατόν, προκαταβολές και υπόλοιπα, όλα έπρεπε να είναι έτοιμα πριν γεμίσει το κατάστημα κόσμο που ζητά πέδιλα.

Το σύστημα κρατήσεων που φτιάξαμε για το Mykonos Diving Center παραδόθηκε τον Οκτώβριο, μετά τη σεζόν, με όλο τον χειμώνα μπροστά για να το συνηθίσει η ομάδα. Μέχρι το επόμενο καλοκαίρι δεν ήταν πια καινούργιο.

Mykonos Diving CenterΚρατήσεις, πληρωμές και προμήθειες συνεργατών σε ένα σύστημα

Η ειλικρινής εκδοχή

Μερικές φορές δεν μπορείτε να περιμένετε. Αν το σημερινό σύστημα χάνει κρατήσεις κάθε μέρα και υπάρχει μια μικρή, περιορισμένη λύση, θα την κάνουμε τον Αύγουστο και θα σχεδιάσουμε τη σωστή εκδοχή για το φθινόπωρο. Αυτό που προσπαθώ πολύ να αποφύγω είναι μια μεγάλη αλλαγή μέσα στις πιο φορτωμένες εβδομάδες, γιατί όλα παίζουν εναντίον της.

Αν η φετινή σεζόν σας μαθαίνει τι χρειάζεται το επόμενο σύστημά σας, κρατήστε τη λίστα. Στείλτε τη μας τον Σεπτέμβριο.